Sales-Dashboard mit echtem Umsatz aus CRM, Shop und ERP

Was zeigt ein Sales-Dashboard mit echtem Umsatz?

Ein Sales-Dashboard mit echtem Umsatz zeigt auf einer Seite, was dein Marketing tatsächlich verkauft hat: Besucher und Anfragen von der Website, Werbekosten aus Google Ads und daneben die Umsätze direkt aus deinem CRM, deinem Shop-System oder deinem ERP. Damit siehst du nicht nur, welche Kampagne Klicks bringt, sondern welche Aufträge bringt. Der Umsatz kommt dabei nicht aus Google Analytics, sondern aus dem System, in dem deine Verkäufe ohnehin stehen.

Ein CRM verwaltet Kundenkontakte und Verkaufschancen, ein Shop-System die Bestellungen, ein ERP Aufträge und Rechnungen. In diesen Systemen steht die Wahrheit über deine Verkäufe. Ein Dashboard, das sie mit den Marketingzahlen verbindet, beantwortet die Frage, die sich jede Geschäftsführung stellt: Was hat uns die Werbung im letzten Monat an Umsatz gebracht?

Warum reicht Google Analytics für den Umsatz nicht?

Google Analytics 4 (GA4) zählt nur, was auf der Website passiert, und nur bei Besuchern, die der Messung im Cookie-Banner zugestimmt haben. Aufträge, die per Telefon, per E-Mail oder im Gespräch abgeschlossen werden, sieht es nie. Genau dort steckt bei vielen Firmen der größte Teil des Umsatzes, bei einem B2B-Dienstleister oft fast alles. Auch im Onlineshop weicht GA4 vom Shop-System ab, weil Stornos, Erstattungen und Bestellungen ohne Einwilligung fehlen. Für Trends ist GA4 gut, für den Umsatz ist das eigene System die bessere Quelle.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb bekommt seine Anfragen über die Website, schließt die Aufträge aber nach einem Termin vor Ort ab und erfasst sie in seinem ERP. GA4 zeigt für diesen Betrieb nur Formularanfragen, keinen einzigen Euro Umsatz. Erst die Anbindung des ERP macht sichtbar, dass die Anfragen aus Google Ads im Schnitt zu größeren Aufträgen führen als die aus der normalen Suche.

Passend dazu: Lead-Management: Website-Anfragen mit Herkunft ins CRM

Welche Kennzahlen gehören in ein Sales-Dashboard?

Ein gutes Sales-Dashboard kommt mit wenigen Kennzahlen aus, die du jede Woche ansiehst und vergleichst. Wichtiger als viele Diagramme ist, dass die Zahlen aus einer verlässlichen Quelle stammen und sich mit der Vorperiode vergleichen lassen.

• Umsatz und Anzahl der Abschlüsse, Bestellungen oder Rechnungen, mit Vergleich zur Vorperiode
• Durchschnittlicher Auftragswert
• Bei CRM-Systemen: Gewinnquote und offene Deals
• Bei Shops: Stornos und Erstattungen, Umsatz nach Abzug
• Umsatz nach Herkunft, zum Beispiel Google Ads, Suche oder offline
• Mit Google Ads: Umsatz je Euro Werbung (ROAS) aus echten Abschlüssen

Der ROAS, also der Umsatz je ausgegebenem Werbe-Euro, ist die Kennzahl, die am meisten von echten Umsätzen profitiert. Rechnet man ihn mit den Kaufwerten aus GA4 oder Google Ads, fehlen alle Aufträge, die nicht online abgeschlossen werden. Rechnet man ihn mit Abschlüssen aus dem CRM, zeigt er, ob sich die Werbung wirklich trägt.

Wie kommt die Herkunft zum Umsatz?

Damit ein Umsatz einer Kampagne zugeordnet werden kann, muss die Herkunft schon bei der ersten Anfrage im System landen. Bei einem Onlineshop übernimmt das meist der Shop selbst, der zu jeder Bestellung festhält, über welchen Weg der Kunde kam. Bei Anfragen über ein Kontaktformular ist es aufwendiger: Die UTM-Parameter und Klick-Kennungen aus der Adresse der ersten Seite müssen gespeichert und beim Absenden zusammen mit der Anfrage ins CRM geschrieben werden. Fehlt dieser Schritt, steht im CRM zwar der Auftrag, aber nicht, welche Werbung ihn ausgelöst hat. Im Dashboard erscheint er dann als offline oder ohne Herkunft. Prüfe deshalb zuerst, ob deine Anfragen ihre Herkunft mitbringen, bevor du Umsätze nach Kanal vergleichst.

Ein Beispiel aus dem Onlinehandel: Ein kleiner Shop auf Shopify vergleicht im Dashboard den Umsatz aus Google Ads mit den Werbekosten. Laut Google Ads liegt der ROAS deutlich über dem, was das Dashboard aus den Shop-Daten berechnet. Der Grund zeigt sich schnell: Google Ads zählt den Kaufwert vor Stornos und Erstattungen, das Shop-System nach Abzug. Erst die echte Zahl zeigt, dass eine der Kampagnen sich kaum trägt, weil viele ihrer Bestellungen zurückgeschickt werden.

Welche Systeme lassen sich anbinden?

Angebunden werden HubSpot und Pipedrive für Deals, Shopify und WooCommerce für Bestellungen, weclapp für Rechnungen sowie Odoo ab Version 15 und Xentral für Aufträge. Die Herkunft eines Umsatzes kommt je nach System aus unterschiedlichen Quellen. Bei HubSpot wird für Deals ohne Trackum-Kampagnenfelder die Originalquelle aus HubSpot genutzt, so erscheinen auch telefonische Aufträge als „offline“. Bei Shopify und WooCommerce kommt die Herkunft aus der Zuordnung des Shops.

Für alle anderen Systeme gibt es eine offene Schnittstelle: Adresse eintragen, Schlüssel eintragen, fertig. Voraussetzung ist, dass das System eine Liste als JSON liefert und mit einem Bearer-Token oder einem eigenen Schlüssel-Kopf arbeitet. Betrag, Datum und Status werden in den meisten Fällen selbst erkannt, die Felder lassen sich aber auch festlegen.

Wie sicher ist die Anbindung?

Der Schlüssel für dein System wird nur auf einer geschützten Seite eingetragen, nie per E-Mail verschickt. Er liegt verschlüsselt auf dem Server, wird nie wieder angezeigt und nur an dein eigenes System geschickt. Weiterleitungen an andere Adressen sind gesperrt. Mit „Trennen“ wird er sofort gelöscht. Lege in deinem System am besten einen eigenen Schlüssel nur mit Leserechten an, dann kann über die Anbindung nichts verändert werden. Abgeholt werden nur Betrag, Währung, Datum, Status und Herkunft, keine Namen und keine Adressen. Gespeichert werden nur daraus gebildete Summen.

Beim Verbinden gibt es sofort einen Probeabruf der letzten 30 Tage. So siehst du direkt, ob die Anbindung funktioniert und ob die Zahlen zu dem passen, was du aus deinem System kennst. Weicht etwas ab, liegt es meist an Statusfeldern, etwa wenn Angebote und Aufträge im selben Feld stehen, oder an der Frage, ob Beträge mit oder ohne Steuer übergeben werden.

Im Alltag hilft ein fester Rhythmus mehr als ein Dashboard voller Details. Sieh dir die Zahlen einmal pro Woche an, immer am selben Tag, und vergleiche sie mit der Vorwoche und dem Vormonat. Achte vor allem auf Veränderungen: Bricht der Umsatz aus einem Kanal plötzlich ein, steckt oft eine pausierte Kampagne, ein defektes Formular oder ein Fehler im Tracking dahinter. Große Entscheidungen über Budgets triffst du besser auf Basis mehrerer Wochen, weil einzelne große Aufträge die Zahlen einer Woche stark verschieben können.

Was kostet die Datenanbindung?

Bei Trackum kostet die Datenanbindung je System 50 € Einrichtung. Der laufende Betrieb steckt im Abo für 19 € im Monat, das auch den wöchentlichen Test der Website und Reparaturen ohne Aufpreis enthält. Das Dashboard mit täglich aktuellen Zahlen und einer Wochenmail am Montag kommt automatisch dazu. Alle Preise zzgl. MwSt.