Salesforce Web-to-Lead: UTM-Parameter und Lead Source füllen

Was ist Salesforce Web-to-Lead?

Salesforce Web-to-Lead ist eine Funktion von Salesforce, die aus einem HTML-Formular auf deiner Website direkt einen Lead in Salesforce anlegt. Damit du später weißt, woher jede Anfrage kommt, ergänzt du das Formular um versteckte Felder für Lead Source, UTM-Parameter und Klick-IDs wie die gclid von Google Ads.

Web-to-Lead ist für viele B2B-Firmen der schnellste Weg, Anfragen ohne Abschreiben ins CRM zu bekommen. Das Formular schickt die Daten an eine Adresse von Salesforce, Salesforce legt den Lead an und leitet den Besucher auf eine Rücksprungadresse weiter, meist eine Danke-Seite. Ohne Herkunftsdaten bleibt der Lead allerdings stumm: Du siehst Name und Firma, aber nicht, ob er über Google Ads, LinkedIn oder eine Empfehlung kam. Genau diese Lücke schließen die folgenden Schritte.

Wie erstellst du ein Web-to-Lead-Formular in Salesforce?

Ein Web-to-Lead-Formular erzeugst du im Setup von Salesforce. Du brauchst dafür Administratorrechte. Salesforce erstellt daraus HTML-Code, den du in deine Website einbaust oder an deine Webagentur weitergibst. Lege die eigenen Felder für die Herkunft am besten vorher an, dann erscheinen sie gleich im erzeugten Code und du musst das Formular nicht zweimal bauen.

• im Setup über die Schnellsuche Web-to-Lead öffnen und die Funktion aktivieren
• einen Standard-Lead-Ersteller festlegen und den Spam-Schutz mit reCAPTCHA einschalten
• das Formular erzeugen, die gewünschten Felder auswählen und als Rücksprungadresse deine Danke-Seite eintragen
• den erzeugten Code in die Website einbauen und an das Design anpassen, ohne Feldnamen zu ändern

Der Code enthält ein verstecktes Feld oid mit der Organisations-ID deiner Salesforce-Instanz. Felder, die du selbst angelegt hast, erscheinen im Code mit einer technischen ID, die mit 00N beginnt. Diese Namen musst du exakt übernehmen, sonst landet der Wert nicht im Feld. Beachte außerdem, dass Salesforce die Zahl der Leads begrenzt, die Web-to-Lead innerhalb von 24 Stunden anlegt. Wie hoch die Grenze für deine Organisation ist, steht in der Salesforce-Hilfe zu Web-to-Lead.

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Wie füllst du Salesforce Lead Source und UTM-Felder?

Lead Source ist ein Standardfeld von Salesforce, im Formular heißt es lead_source. Es ist eine Auswahlliste, deshalb sollte der Wert, den das Formular sendet, dort angelegt sein, etwa Web, Google Ads oder LinkedIn. Für die genaue Kampagne reicht ein Feld nicht. Dafür legst du am Lead-Objekt eigene Textfelder an und nimmst sie in das Formular auf.

Gefüllt werden die versteckten Felder per JavaScript. Ein kleines Skript liest beim ersten Besuch die UTM-Parameter und die gclid aus der Adresse, speichert sie im Browser und schreibt sie beim Ausfüllen des Formulars in die versteckten Felder. Das Speichern ist nötig, weil kaum jemand auf der Seite anfragt, auf der er gelandet ist. Für das Speichern im Browser gilt § 25 TDDDG, kläre deshalb mit deiner Datenschutzberatung, ob dafür eine Einwilligung nötig ist. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Warum geht die Herkunft im Salesforce-Lead oft verloren?

Die Herkunft geht in Salesforce meistens an einer von wenigen Stellen verloren. Du erkennst das Problem daran, dass viele Leads mit leerem Kampagnenfeld oder mit Lead Source Web ankommen, obwohl gerade eine Kampagne läuft.

• Die UTM-Parameter stehen nur auf der Landingpage, das Formular liegt auf einer anderen Seite und das Skript speichert nichts.
• Google Ads nutzt die automatische Tag-Kennzeichnung mit gclid und hängt keine UTM-Parameter an.
• Ein Theme-Update hat die Feldnamen im Formular verändert, und Salesforce ignoriert die Werte stillschweigend.
• Bei der Konvertierung des Leads sind die eigenen Felder nicht zugeordnet und fehlen deshalb an der Opportunity.

Den letzten Punkt übersehen viele. Salesforce überträgt eigene Lead-Felder bei der Konvertierung nur, wenn du sie in der Lead-Feldzuordnung den passenden Feldern von Kontakt, Account oder Opportunity zuweist. Erst dann kannst du später sehen, welche Kampagne zu einem gewonnenen Auftrag geführt hat.

Prüfen lässt sich das Ganze in wenigen Minuten. Rufe deine Website mit einer Testadresse auf, an die du utm_source=test, utm_campaign=pruefung und eine erfundene gclid anhängst. Klicke danach auf eine zweite Seite, schicke dort das Formular ab und öffne den neuen Lead in Salesforce. Stehen alle Werte in den richtigen Feldern, funktioniert der Hinweg. Konvertiere den Test-Lead anschließend und kontrolliere, ob die Werte an der Opportunity ankommen. Lösche den Testdatensatz danach, damit er keine Berichte verfälscht. Wiederhole diesen Test nach jedem Relaunch, jedem Wechsel des Formular-Plugins und jeder Änderung an den Feldern in Salesforce.

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Spam-Schutz für Web-to-Lead

Spam ist bei Web-to-Lead ein bekanntes Problem, weil Formular und Organisations-ID offen im Quelltext stehen. Salesforce bietet in den Web-to-Lead-Einstellungen die Option, reCAPTCHA zu verlangen. Ergänzend hilft ein verstecktes Feld, das Menschen nicht sehen und nicht ausfüllen, Programme aber schon. Leads mit gefülltem Fallenfeld kannst du per Regel in Salesforce aussortieren. Wer sehr viel Spam bekommt, schickt das Formular zuerst an den eigenen Server und leitet nur geprüfte Anfragen an Salesforce weiter. Das hat einen weiteren Vorteil: Fällt Salesforce einmal aus oder ist die Tagesgrenze erreicht, geht die Anfrage nicht verloren, sondern kann zusätzlich per E-Mail-Benachrichtigung an dein Team gehen.

Web-to-Lead in GA4 und Google Ads messen

Die Messung in Google Analytics 4 (GA4) und Google Ads hängst du an die Danke-Seite aus der Rücksprungadresse. Ein Seitenaufruf dieser Seite löst im Google Tag Manager das GA4-Ereignis generate_lead und die Conversion für Google Ads aus, beides nur mit Einwilligung im Cookie-Banner. Name, E-Mail-Adresse oder Firma gehören dabei nie in GA4, auch nicht als Teil der Adresse.

Der zweite Schritt ist der Rückweg, und hier wird die Verbindung von Salesforce und Google Ads wertvoll. Weil die gclid am Lead gespeichert ist, kannst du einen gewonnenen Auftrag als Offline-Conversion an Google Ads melden. Google stellt für Salesforce eine Verbindung im Datenmanager von Google Ads bereit. Wichtig ist die Frist: Google Ads nimmt Offline-Conversions nur für Klicks an, die höchstens 90 Tage zurückliegen. Für Meta gibt es mit der Conversions API für CRM-Daten einen ähnlichen Weg. Ein Beispiel: Eine Agentur mit mehreren Kundenkonten sieht dann nicht nur, welche Kampagne Anfragen bringt, sondern welche zu unterschriebenen Verträgen führt.

Was Trackum dabei abnimmt

Trackum übernimmt die Teile, die am häufigsten brechen, zum Festpreis. Das Extra Kampagnen-Daten in Formularen für 50 € sorgt dafür, dass UTM-Parameter und Klick-IDs beim Weiterklicken erhalten bleiben und in jeder Anfrage stehen. Das Extra Anfragen ins CRM für 50 € bringt jede Anfrage samt Herkunft nach Salesforce. Mit dem Extra Verkäufe zurück an Google und Meta für 50 € lernt deine Werbung auf echte Abschlüsse statt auf Formulare. Welcher Weg dafür zu deinem Salesforce passt, steht im Festpreis-Angebot. Die CRM-Übergabe und die Rückmeldung der Verkäufe laufen im Abo für 19 € pro Monat, in dem Trackum deine Seite jede Woche automatisch testet. Alle Preise zzgl. MwSt.