Google Tag Manager: Nutzer hinzufügen und Rechte vergeben

Zwei Ebenen: Konto und Container

Die Nutzerverwaltung gibt es auf Konto- und auf Container-Ebene. Rechte auf Konto-Ebene gelten für alle Container im Konto, Rechte auf Container-Ebene nur für einen einzelnen Container. Auf Konto-Ebene gibt es die Rollen „Nutzer“ und „Administrator“. Ein Administrator verwaltet auch die Nutzer, deshalb sollte diese Rolle nur wenige Personen im Unternehmen haben. Für fast alle anderen reichen Rechte auf Container-Ebene.

Der große Überblick: Google Tag Manager – Anleitung, Einrichtung und DSGVO

Die Unterscheidung ist wichtiger, als sie zunächst wirkt. Ein Konto-Administrator kann Nutzer hinzufügen und entfernen und damit anderen Zugriff geben. Wer nur Container-Rechte hat, kann im Container arbeiten, aber keine weiteren Personen einladen. Für einen Dienstleister ist deshalb fast immer die Container-Ebene die richtige.

Die vier Container-Rechte

• Lesen: ansehen, nichts ändern. Geeignet für alle, die nur den Stand prüfen.
• Bearbeiten: Tags, Auslöser und Variablen anlegen und ändern.
• Genehmigen: Änderungen freigeben.
• Veröffentlichen: Änderungen live schalten.

Die Stufen bauen aufeinander auf. Wer veröffentlichen darf, kann auch bearbeiten und lesen. Wenn dir wichtig ist, dass nichts ohne deine Kontrolle live geht, vergib dem Dienstleister „Bearbeiten“ und behalte „Veröffentlichen“ selbst. Dann testet er im Vorschaumodus, du schaust drauf und schaltest frei. Das kostet etwas Abstimmung, gibt dir aber die Kontrolle über jede Änderung an deiner Seite.

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Was ein Dienstleister braucht

Gib Dienstleistern nur so viel Zugriff wie nötig. Für eine Einrichtung reicht meist „Veröffentlichen“ auf dem einen Container. Administrator-Rechte auf Konto-Ebene sind dafür nicht nötig. Nenne den Container eindeutig, damit klar ist, wo gearbeitet wird, und entferne den Zugang nach Projektende wieder.

Sprich vor dem Start ab, welchen Container der Dienstleister bearbeitet, welche Änderungen er vornimmt und wie du sie abnimmst. Ein kurzer schriftlicher Auftrag mit dem Namen des Containers genügt. Bittet jemand um Administrator-Rechte auf Konto-Ebene, frag nach dem Grund; für eine normale Einrichtung ist das selten nötig. Je weniger Rechte jemand hat, desto kleiner ist der Schaden, falls etwas schiefgeht.

So fügst du einen Nutzer hinzu

Der Ablauf ist kurz. Du öffnest den Tag Manager, gehst in den Bereich Verwaltung und wählst dort die Nutzerverwaltung auf der Ebene, die du ändern willst: Konto oder Container. Dann fügst du eine neue Person hinzu, trägst deren E-Mail-Adresse ein und legst die Berechtigung fest. Die Person erhält eine Einladung und kann sich mit dem Google-Konto anmelden, das zu dieser Adresse gehört. Genau darauf musst du achten: Die Einladung funktioniert nur für die Adresse, die auch mit einem Google-Konto verknüpft ist. Fragst du den Dienstleister kurz nach der richtigen Adresse, vermeidest du Rückfragen.

Menüs und Bezeichnungen können sich bei Google ändern. Wenn du eine Schaltfläche nicht findest, suche in der Verwaltung des Containers nach dem Eintrag zu Nutzern oder Nutzerverwaltung; die Grundidee bleibt dieselbe.

Für kleine Betriebe gilt eine einfache Faustregel: Zwei Personen im Unternehmen sollten Administrator sein, damit der Zugriff nicht an einer einzelnen Person hängt. Dienstleister bekommen Container-Rechte auf Zeit. Wer das so aufstellt, ist bei einem Wechsel der Agentur oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters handlungsfähig, ohne bei jemandem um Zugang bitten zu müssen.

Zugriffshygiene

• Teile nie Passwörter. Jede Person nutzt ihr eigenes Google-Konto.
• Entferne ehemalige Mitarbeiter und Agenturen nach Projektende.
• Prüfe die Nutzerliste regelmäßig.
• Der Container gehört dem Unternehmen, nicht dem Dienstleister: Dein Unternehmen sollte immer Administrator-Zugriff behalten.

Notiere beim Einrichten außerdem, wann der Zugang enden soll. Ein Datum im Kalender, zum Beispiel vier Wochen nach der Abnahme, sorgt dafür, dass der Eintrag nicht vergessen wird und die Nutzerliste dauerhaft schlank bleibt.

Typische Fehler beim Zugriff

Der erste Fehler ist ein geteiltes Passwort. Es wirkt unkompliziert, aber du weißt nicht mehr, wer sich wann angemeldet hat, und kannst den Zugriff später nicht gezielt entziehen. Der zweite Fehler ist ein Container, den der Dienstleister in seinem eigenen Konto angelegt hat. Er gehört dann ihm, und du brauchst dessen Mitwirkung, wenn ihr euch trennt. Lege den Container deshalb immer in einem Konto an, das dem Unternehmen gehört, und lade den Dienstleister ein. Der dritte Fehler ist vergessen aufzuräumen: Nach drei Jahren stehen fünf Personen in der Liste, von denen zwei nicht mehr im Betrieb arbeiten.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein kleiner Betrieb wechselt die Agentur. Die alte Agentur hatte Administrator-Rechte auf dem Konto. Nachdem der Betrieb den Eintrag gelöscht hat, kann sie nichts mehr ändern, aber der Container samt Versionen bleibt erhalten. Genau so soll es sein.

Beispiel: ein Dienstleister richtet GA4 ein

Du lädst die E-Mail-Adresse des Dienstleisters in der Nutzerverwaltung des Containers ein und vergibst „Veröffentlichen“ auf diesem Container, keine Konto-Rechte. Nach der Abnahme entfernst du den Eintrag wieder. Trackum braucht für die Einrichtung nur einen Eintrag in der Nutzerverwaltung, kein Passwort.

So prüfst du es: Öffne nach der Einladung die Nutzerliste und kontrolliere, dass die Person mit der richtigen Rolle auf der richtigen Ebene steht. Lass dir zeigen, dass sie den Container sieht. Nach Projektende entfernst du den Eintrag und prüfst, dass er aus der Liste verschwunden ist. Ein halbjährlicher Blick in die Nutzerliste reicht, um Altlasten früh zu finden.