Formular an CRM senden: n8n Webhook, Zapier und Make

Um ein Formular an ein CRM zu senden, schickt die Website die Formulardaten beim Absenden per Webhook an Zapier, Make oder n8n, und das Werkzeug legt daraus einen Kontakt oder Lead im CRM an. Ein n8n Webhook, ein Catch Hook in Zapier oder ein Custom Webhook in Make nehmen die Daten als JSON entgegen. Wichtig ist, dass neben Name und E-Mail-Adresse auch die Herkunft mitgeht.

Viele Websites schicken Anfragen nur als E-Mail an das Vertriebspostfach. Von dort tippt jemand die Daten ins CRM, oft ohne Quelle und mit Verzögerung. Eine Übergabe per Webhook spart diese Arbeit und sorgt dafür, dass jede Anfrage vollständig und sofort im CRM steht. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau, die nötigen Felder, typische Fehler und die Punkte zum Datenschutz.

Was ist ein Webhook, und wie funktioniert die Übergabe?

Ein Webhook ist eine Internetadresse, an die ein System Daten schickt, sobald etwas passiert. Beim Formular passiert Folgendes: Der Besucher sendet ab, die Website oder ein Skript schickt die Felder als HTTP-Anfrage mit der Methode POST an die Webhook-Adresse, und das Werkzeug startet einen Ablauf. In diesem Ablauf werden die Felder geprüft, umbenannt und an das CRM übergeben, zum Beispiel an HubSpot, Pipedrive oder Salesforce. Das CRM bekommt die Daten also nicht direkt von der Website, sondern über das Werkzeug dazwischen.

Der Vorteil dieses Aufbaus: Die Website muss das CRM nicht kennen. Wechselst du später das CRM, änderst du nur den Ablauf im Werkzeug, nicht das Formular. Außerdem kannst du im selben Ablauf weitere Schritte einbauen, etwa eine Benachrichtigung im Team-Chat oder eine Zuordnung zum richtigen Vertriebsmitarbeiter nach Postleitzahl.

Zapier, Make und n8n im Vergleich

Alle drei Werkzeuge können Formulardaten per Webhook annehmen und an ein CRM weitergeben. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie sie betrieben werden und wie viel technische Kontrolle du hast. Die folgende Übersicht nennt die Bausteine, mit denen du jeweils startest.

Für den Einstieg mit Zapier und HubSpot reicht ein Zap mit zwei Schritten: Catch Hook als Auslöser und eine HubSpot-Aktion, die einen Kontakt anlegt oder aktualisiert. In Make baust du ein Szenario mit Custom Webhook und dem CRM-Modul. Beim n8n Webhook legst du einen Workflow mit dem Webhook-Knoten an, testest ihn mit der Test-URL und trägst nach dem Aktivieren die Produktions-URL im Formular ein. Im Webhook-Knoten von n8n kannst du außerdem eine Prüfung per Kopfwert oder Benutzername und Passwort einstellen und festlegen, wann das Formular eine Antwort bekommt.

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Welche Felder gehören in die Übergabe ans CRM?

In die Übergabe gehören die Inhalte des Formulars und die Herkunft der Anfrage. Ohne Herkunft weißt du im CRM zwar, wer angefragt hat, aber nicht, welche Kampagne die Anfrage gebracht hat. Die Herkunft steht aber nicht im Formular selbst. Sie muss beim Einstieg auf die Website aus der URL gelesen, im Browser gespeichert und beim Absenden mitgeschickt werden.

• Inhalt: Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Firma, Nachricht
• Formular: Name des Formulars, Seite, Zeitpunkt des Absendens
• Kampagne: utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term
• Klick-IDs: gclid von Google Ads, fbclid von Meta, msclkid von Microsoft Ads
• Einstieg: erste besuchte Seite und verweisende Seite

Lege im CRM für jedes dieser Felder eine eigene Eigenschaft an und ordne sie im Werkzeug eindeutig zu. Speichere die Klick-IDs unverändert, denn nur dann lassen sich spätere Verkäufe als Offline-Conversions an Google Ads oder Meta zurückmelden. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb schickt sein Kontaktformular per Make an Pipedrive. Seit die Kampagne mitgeht, sieht er im CRM, dass Anfragen aus der Suchkampagne für Badsanierung viel häufiger zu Aufträgen werden als Anfragen aus Social Media.

Typische Fehler und wie du sie erkennst

Die meisten Fehler bei der Übergabe fallen nicht sofort auf, weil die Website weiter eine Dankesnachricht zeigt. Die Anfrage kommt dann nur nicht im CRM an. Prüfe deshalb den Verlauf der Ausführungen in Zapier, Make oder n8n regelmäßig und vergleiche einmal pro Woche die Zahl der Anfragen im CRM mit der Zahl der Formular-E-Mails.

Häufige Ursachen sind: Im Formular steht noch die Test-URL des n8n Webhooks statt der Produktions-URL. Der Workflow oder das Szenario wurde nach einer Änderung nicht wieder aktiviert. Ein Pflichtfeld im CRM ist leer, und das CRM lehnt den Datensatz ab. Der Zugang zum CRM ist abgelaufen. Oder das Kontingent des Werkzeugs ist für den Monat aufgebraucht. Gegen all das hilft eine einfache Absicherung: Das Formular verschickt immer zusätzlich eine E-Mail, und Fehler im Werkzeug lösen eine Benachrichtigung aus. Schütze die Webhook-Adresse außerdem, etwa mit einem geheimen Kopfwert, den das Werkzeug prüft, damit niemand gefälschte Anfragen in dein CRM schreibt.

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Wie testest du die Übergabe Schritt für Schritt?

Teste die Übergabe immer vom Einstieg bis zum Datensatz im CRM, nicht nur den Webhook allein. Öffne die Website in einem privaten Fenster über eine Adresse mit UTM-Parametern, stimme im Cookie-Banner zu, klicke auf eine zweite Seite und sende das Formular mit einer eigenen E-Mail-Adresse ab. Prüfe danach drei Stellen: den Verlauf der Ausführung im Werkzeug, den neuen Datensatz im CRM und die E-Mail, die das Formular zusätzlich verschickt.

Im CRM müssen alle Felder gefüllt sein, auch Kampagne und Einstiegsseite. Wiederhole den Test mit einer Telefonnummer mit Leerzeichen, einem Umlaut im Namen und einer sehr langen Nachricht. Gerade Sonderzeichen und lange Texte führen in manchen CRM-Systemen zu abgelehnten Datensätzen. Sende zum Schluss dieselbe E-Mail-Adresse ein zweites Mal ab und prüfe, ob das CRM einen doppelten Kontakt anlegt oder den bestehenden Kontakt aktualisiert. Lösche die Testdatensätze danach, damit sie keine Auswertung verfälschen.

Was gilt beim Datenschutz?

Formulardaten sind personenbezogene Daten. Wenn Zapier, Make oder ein n8n-Cloud-Konto sie für dich verarbeitet, ist der Anbieter in der Regel Auftragsverarbeiter, und du brauchst einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Prüfe außerdem, in welchem Land der Dienst die Daten verarbeitet, und nenne den Dienst in deiner Datenschutzerklärung. Wer die Daten nicht durch einen weiteren Dienst schicken will, betreibt n8n auf dem eigenen Server. Für die Kampagnenfelder gilt: Sie werden im Browser gespeichert, bevor das Formular abgeschickt wird. Ob dafür in Deutschland nach § 25 TDDDG eine Einwilligung nötig ist, hängt von der Umsetzung ab. Viele Betreiber speichern sie deshalb erst nach Zustimmung im Cookie-Banner. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Was Trackum bei der Übergabe ans CRM übernimmt

Wenn du die Abläufe nicht selbst bauen und überwachen willst: Mit dem Extra Anfragen ins CRM für 50 Euro landet bei Trackum jede Anfrage samt Herkunft in HubSpot, Pipedrive, Brevo oder Salesforce, oder sie geht an Zapier, Make und n8n, wenn dein CRM dort angebunden ist. Mit dem Extra Kampagnen-Daten in Formularen, ebenfalls 50 Euro, bleiben UTM-Parameter und Klick-IDs beim Weiterklicken erhalten und stehen in jeder Anfrage. Die CRM-Übergabe läuft im Abo für 19 Euro im Monat, alle Preise zzgl. MwSt.